ARQUEO DE CAJA

ARQUEO DE CAJA

 

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.

 Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor.

Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

Lo normal es que la suma de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo sea igual al total del fondo asignado a la Caja Chica; pero puede suceder que se haya hecho un pago que no se ha relacionado, o se cancela un comprobante por una suma mayor o menor, o el cajero a hecho un uso indebido del mismo. Todo esto puede originar faltantes o sobrantes de dinero en la Caja Chica.

EJEMPLO

DESCRIPCION	Valor	Cantidad	Importe	Total
Efectivo en Caja
v  ¨ Moneda fraccionaria	$ 0.01	xx	xxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria	0.02	xx	xxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria	0.05	xx	xxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria	0.10	xx	xxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria	0.20	xx	xxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria	0.40	xx	xxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria	1.00	xx	xxx.xx
v  ¨ Moneda fraccionaria	3.00	xx	xxx.xx
v  ¨ Billetes de $ 1.00	1.00	xx	xxx.xx
v  ¨ Billetes de $ 3.00	3.00	xx	xxx.xx
v  ¨ Billetes de $ 5.00	5.00	xx	xxx.xx
v  ¨ Billetes de $ 10.00	10.00	xx	xxx.xx
v  ¨ Billetes de $ 20.00	20.00	xx	xxx.xx
v  ¨ Billetes de $ 50.00	50.00	xx	xxx.xx	xxx.xx
Comprobantes número
v    ¨			xxx.xx
v    ¨			xxx.xx
v    ¨			xxx.xx
v    ¨			xxx.xx	xxx.xx
Total				xxx.xx
Importe de la Caja Chica				xxx.xx
Faltante o sobrante				xxx.xx

En el caso de que se detecte un faltante, se tienen dos alternativas:

v  ¨ Cobrarle el faltante al Cajero.

v  ¨ Considerar como un gasto para la empresa.

Si por el contrario arroja como resultado un sobrante, el mismo se debe abonar a una cuenta de otros ingresos.

v  Existen algunos aspectos a tener en cuenta en un arqueo de caja:
El saldo inicial, en ocasiones la gestión se prefiere realizar en base a una misma cantidad de dinero al iniciar el día

v   La gestión de pagos, en ocasiones los pagos se realizan con una caja alternativa.

v  La retirada de dinero al banco al finalizar el día.

v   El control de los cobros realizados según los medios de pago permitidos por el local

Cada uno de estos aspecto puede parecer que al ser variado nos complican la gestión y por ende el cuadre de caja, pero nada más lejos de esta idea.

Vamos a comentar el método tradicional, la operación que se realiza y en consecuencia que problemas pueden surgir.

v  MÉTODO TRADICIONAL:
Se inicia el día con una cantidad fija de dinero que normalmente se cuenta y verifica al iniciar la actividad, o bien está ya preparada en la caja. (Suele ser el método habitual en supermercados por los cambios de cajeros y con el fin de no parar la actividad).
 En el método tradicional no hay gestión de cobros, por lo que cualquier pago por caja se realiza con dinero externo (en ocasiones muy mal controlado).
- Al finalizar el día o el turno, simplemente se cuenta el dinero de caja, se resta el saldo inicial y el resultado debe coincidir con lo que nuestro terminal indica que ha sido vendido.

v  VENTAJAS:
- Máxima simplicidad en el proceso, apenas admitimos las operaciones de ventas.
- Cambio rápido de cajero en el mismo terminal
- Operación de cálculo simple Dinero de Caja - Saldo inicial = Ventas
- Al banco normalmente se lleva la misma cantidad de dinero

v  INCONVENIENTES:
- No permite la manipulación de la caja por varias personas y si fuera así no hay control para un posible descuadre
- Cualquier vendedor que tenga acceso a la venta de caja puede realizar un cuadre manual y es un camino susceptible de convertirse en fuente de hurtos a caja
- El descuadre de caja se descuenta del dinero a banco, por lo que la intención de que banco = ventas es poco menos que imposible
- Si el descuadre se realiza contra el saldo inicial puede quedarse sin dinero en caja para las operaciones, o bien necesitar el proceso de ingreso a caja

v  CONCLUSIÓN:
- Es un método solo recomendable para supermercados o líneas de caja
- Solo ayuda al posible hurto, salvo que la caja sea gestionada por una única persona
- No ayuda a conocer lo vendido por el dinero del banco